ADMINISTRASI LABORATORIUM

Administrasi merupakan suatu proses pencatatan atau inventarisasi fasilitas & aktifitas laboratorium, supaya semua fasilitas dan aktifitas laboratorium dapat terorganisir dengan sistematis. Komponen laboratorium yang perlu dilakukan administrasi dan akan dibahas kali ini meliputi:

1. Administrasi stok alat

2. Administrasi stok bahan

3. Buku penggunaan laboratorium

4. Struktur organisasi 

Administrasi stok alat dan bahan merupakan bagian dari administrasi barang, maka sebelum membahas administrasi stok alat dan bahan akan dibahas mengenai administrasi barang sebagai berikut : Fasilitas umum laboratoium adalah barang-barang yang merupakan perlengkapan laboratorium. Untuk mengadministrasikannya digunakan 4 macam format yaitu Format B1, B2, B3 dan B4.
 

Barang-barang fasilitas umum meliputi:

Format B1 disebut kartu barang. Kartu ini digunakan di gudang maupun disetiap lab. Oleh karena itu sebaiknya untuk setiap barang sejenis nomor kartu di gudang harus sama dengan nomor kartu di setiap lab, dan kartu ini hanya digunakan untuk satu macam barang. Pada bagian atas kartu barang tertera abjad dari A sampai Z, untuk memberi nama awal dari suatu barang. barometer  dan  blower, kedua barang tersebut berawalan huruf B,  karena secara urutan alfabetis urutan kata barometer (Ba) lebih dahulu dari kata Blower (Bl), maka nomor kartu untuk  barometer harus lebih rendah dari nomor  kartu  blower,  misalnya  barometer nomor 1 dan blower nomor 2. Informasi lain yang harus diisi pada kartu barang adalah nama barang,  golongan,  nama induk barang,  lokasi penyimpanan,  spesifikasi  (merek,  ukuran, pabrik, kode barang), mutasi barang, riwayat barang.

Golongan barang dimaksudkan apakah barang tersebut barang perkakas, barang optik, barang  elektronik, dsb. Kode barang biasanya sudah diberikan pabrik/katalog. Nomor induk adalah nomor pada buku induk/daftar barang. Pada kolom mutasi,  jika barang diterima, hendaknya pada kolom keterangan diisikan sumber dana dan tahun pengadaan, sedangkan apabila barang tersebut dipindahkan  pada kolom keterangan dituliskan tempat terakhir yang dituju.  Di bagian setelahnya kartu barang memuat informasi tentang riwayat barang, yaitu keterangan  tentang pelaksanaan pemeliharaan atau perbaikan dari barang tersebut.

• Kartu ini digunakan oleh petugas di setiap laboratorium.

• Jika suatu sekolah memiliki beberapa jenis laboratorium, maka untuk barang sejenis nomor kartu di setiap lab harus sama, juga kartu ini hanya digunakan untuk satu macam barang.

 

Perhatikan format tersebut:

•   Pada bagian atas kartu barang tertera abjad dari A sampai Z untuk memberi label nama awal dari suaru barang. Misalnya Barometer, dan Blower. Kedua barang tersebut diawali dengan huruf B, maka huruf-huruf lainnya dari C s.d. Z harus dihilangkan dengan cara mengguntingnya.

•   Secara alfabetis urutan kata Barometer (Ba) lebih dahulu dari kata Blower (Bl), maka Barometer bernomor B1 dan Blower bernomor B2.

•   Nama barang diisi dengan nama yang lazim digunakan misalnya barometer.

•   Golongan barang dimaksudkan apakah barang tersebut termasuk perkakas, barang optik, barang elektronik, perabot, dsb.

•   Kode barang disesuaikan dengan kode yang diberikan oleh pabrik atau buku katalog.

•   Nomor induk adalah nomor pada buku induk/daftar barang.

•   Lokasi penyimpanan diisi dengan R_ / L_ / Rk_ / Tk_ . R, L, Rk dan Tk menyatakan Ruangan, Lantai, Rak, dan Tingkat.

•   Tanggal diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun saat penerimaan barang atau pengeluaran barang.

•   Di bagian sebelahnya, kartu barang tersebut memuat informasi tentang riwayat barang yang memberi keterangan tentang pelaksanaan pemeliharaan atau perbaikan dari barang tersebut

 

Format B2 disebut daftar barang atau buku induk. Daftar barang merupakan rekapitulasi dari B1 (kartu barang).  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam  pengisian atau pendistribusian daftar barang adalah nomor urut, nomor induk, kode barang, spesifikasi, dan jumlah barang  yang diisikan dalam format B2  (daftar barang).  Jangan sekali-kali menghilangkan nama barang pada B2 sekalipun jumlah persediaan yang tercantum pada B1 tidak ada, karena akan menyulitkan pelacakan barang tersebut pada masa mendatang.

     Fomat B3 disebut daftar penerima/pengeluaran barang. Format B3 bagi teknisi yang bekerja  di lab berfungsi sebagai alat penerimaan dari gudang atau pengeluaran pada lab lain.

 Format B4  disebut juga format usulan barang. Usulan barang dapat berupa  perbaikan/rehabilitasi atau pengadaan baru. Mekanisme kerja pengusulan barang dilakukan  oleh  penanggung jawab lab berdasarkan kebutuhan yang diajukan  oleh para  guru  pembimbing praktikum. Alur selanjutnya penanggung jawab  lab melaporkan kepada kepala  sekolah.  Dalam pengusulan,  spesifikasi barang/alat/zat mempunyai fungsi yang sangat  penting,  karena apabila barang yang diterima tidak sesuai dengan pengajuan/pemesan mempunyai dasar yang kuat untuk menolak barang tersebut.  Oleh karena itu untuk memudahkan perencanaan, setiap laboratorium minimal di gudang, atau sekolah harus memiliki katalog barang, alat, maupun katalog bahan

 

1. Administrasi Stok Alat

• Alat laboratorium dimaksudkan adalah alat-alat yang digunakan untuk pelaksanaan praktikum

• Kartu alat dengan Format C1 berfungsi untuk mencatat data untuk masing-masing alat

• Informasi yang harus dicantumkan dalam kartu alat yaitu nomor kartu, golongan alat, nomor induk, spesifikasi (nama alat, merk, ukuran, pabrik, kode alat), lokasi penyimpanan, tanggal masuk dan dikeluarkan, dan jumlah alat yang tersedia. Khusus untuk alat-alat canggih dan alat keperangkatan harus dibuatkan secara tersendiri karena spesifikasinya lebih banyak.

 Alat yang dimaksudkan adalah alat-alat yang di gunakan untuk pelaksanaan praktikum. Alat

laboratorium dapat di kelompokan menjadi:

Alat gelas:                              Alat Listrik:

- Gelas ukur                          - Ampremeter

- Labu erlenmeyer                - Power Supply

- Termometer                        - Voltmeter

Untuk mengadministrasikan peralatan lab digunakan format C1 (Kartu alat), C2 (Daftar alat), C3 (Daftar Penerimaan/Pengeluaran alat), dan C4 (Daftar Pengusulan alat). Jenis Formatnya sama dengan B1 sampai dengan B4. Perbedaannya mengganti perkataan barang pada format B dengan perkataan alat pada format C.  Teknis pengadministrasiannya sama dengan pengisian format B,  akan tetapi pada pengisian format  C di tuntut mengenal alat relatif banyak.

2. Administrasi Stok Bahan / Zat

Dalam mengadministrasikan bahan kimia adalah menggunakan format D. Spesfikasi bahan kimia yang diinformasikan yaitu nama-nama zat dalam bahasa Inggris, rumus kimia, massa molekul (Mr), kemurnian, konsentrasi,massa/berat jenis (BJ),Ujud, Warna, pabrik dan Kode Zat.

Dalam mengadministrasikan zat  (chemicals) penggunaan format D1  (Kartu zat), D2  (Daftar  zat), D3 (Daftar penerimaan/Pengeluaran zat), dan D4 (daftar Usulan zat). Perbedaan dengan format-format sebelumnya adalah terletak pada spesifikasi, pencantuman rumus kimia, nama-nama zatnya dalam bahasa Inggris.  Untuk melihat data ini dapat  dilihat  pada  etiket yng tertera pada botol atau kemasannya.  Oleh karena itu etiket zat harus dijaga agar jangan sampai hilang, jika hilang maka untuk mengenalinya kembali memerlukan analisis dan waktu  yang relatif lama.

Daftar Pustaka

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pengabdian/susilowati-spdsi-mpdsi/administrasi-dan-pengelolaan-laboratorium-ipa.pdf



3. Buku Penggunaan Laboratorium

Keterangan:

No.: diisi dengan no. urut praktikum yang dilakukan dalam satu semester

Hari/Tanggal: diisi dengan hari/tanggal dilaksanakannya praktikum

Judul Praktikum: diisi dengan judul praktikum yang dilakukan

Kelas: diisi dengan nama kelas yang melakukan praktikum

Jam: diisi dengan jam pelaksanaan praktikum

Paraf: diisi dengan paraf laboran

Keterangan: diisi dengan keterangan tambahan yang bisa dicantumkan

Aturan penggunaan buku catatan harian laboratorium

1.   Buku catatan harian lab. merupakan buku yang berisi daftar kegiatan praktikum yang dilakukan di dalam lab.

2.    Pencatatan di buku catatan harian lab. dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

Daftar Pustaka
http://www.rofayuliaazhar.com/2014/03/administrasi-laboratorium-buku-catatan.html




 
4. Struktur Organisasi

Ketua Jurusan

Ketua jurusan adalah pimpinan jurusan pendidikan kimia yang berwenang dan bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan jurusan. Sebagai ketua jurusan, dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh sekretaris jurusan, ketua prodi pendidikan kimia, ketua prodi kimia, kepala laboratorium, dan para koordinator, serta tatausaha jurusan. Ketua jurusan bertanggungjawab melaksanaan program akademik pada tingkat jurusan yang meliputi:

• Peningkatan mutu akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan kerjasama pada tingkat jurusan.
• Pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, kesejahteraan dan pemberdayaan divisi usaha akademik, serta fasilitas pendidikan pada tingkat jurusan.
• Pembinaan kemahasiswaan, hubungan alumni, kehidupan beragama, sosial budaya, dan komunikasi pada tingkat jurusan.
• Merencanakan, melaksanakan, dan mempertanggungjawabkan kegiatan dan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) jurusan.
• Perencanaan, pelaksanaan, serta monitoring dan evaluasi pada tingkat jurusan.
• Melaksanakan penjaminan mutu akademik pada tingkat jurusan.

Sekretaris Jurusan

Sekretaris jurusan bertugas membantu ketua jurusan dalam:

• Pelaksanaan administrasi akademik dan administrasi umum.
• Menjalankan kegiatan Ketua Jurusan apabila ketua jurusan berhalangan atau tidak dapat melaksanakan tugasnya karena suatu alasan.

Ketua Program Studi

Ketua Program Studi memiliki tugas dan tanggung jawab dalam :

• Peningkatan mutu akademik, penelitian, pengabdian pada masyarakat pada tingkat program studi pendidikan kimia.
• Pembinaan keilmuan dan profesi pendidikan kimia.
• Melaksanakan kegiatan penjaminan mutu akademik di tingkat prodi.
• Merencanakan, melaksanakan, dan mempertanggungjawabkan kegiatan dan Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) program studi.

Koordinator Penelitian dan Skripsi Mahasiswa

• Menginformasikan sumber-sumber dana penelitian yang ditawarkan oleh lembaga pemerintah maupun lembaga swasta.
• Mengkoordinir kegiatan penelitian dosen dan mahasiswa (Proposal dan Laporan hasil penelitian).
• Mendokumentasikan penelitian dosen dan skripsi mahasiswa yang akan, sedang, dan telah dilakukan.
• Mengkoordinir kegiatan yang mendorong produktivitas kegiatan penelitian dosen dan mahasiswa.

Koordinator Pengabdian Pada Masyarakat (PPM)

• Menginformasikan sumber-sumber dana pengabdian kepada masyarakat yang ditawarkan oleh lembaga pemerintah maupun lembaga swasta.
• Mengembangkan model PPM yang berbasis hasil-hasil penelitian.
• Mengkoordinir kegiatan PPM (Proposal dan Laporan).
• Mendokumentasikan kegiatan PPM yang akan, sedang dan telah dilaksanakan.

Koordinator Program Latihan Profesi (PLP)

• Mengembangkan model pelaksanaan PLP yang lebih fleksibel dan efisien (Reguler/ Internasional).
• Mengkoordinir pelaksanaan PLP di tingkat Program Studi.
• Mengkomunikasikan pelaksanaan PLP kepada dosen pembimbing PLP.
• Memantau pelaksanaan PLP.

Koordinator Kemahasiswaan

• Memberikan masukan atau saran kepada Himpunan Mahasiswa Kimia (HMK) baik diminta ataupun tidak diminta berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan.
• Memfasilitasi kegiatan Program Studi yang terkait dan sinergis dengan kegiatan kemahasiswaan.
• Mengkoordinir dosen-dosen yang akan menjadi pembimbing pada setiap kegiatan kemahasiswaan.

Koordinator PPG

• Mengembangkan Prosedur Operasional Baku (POB) pelaksanaan PPG.
• Mengembangkan bahan ajar untuk perkuliahan matrikulasi pogram PPG.
• Mengembangkan model evaluasi workshop dan peer teaching.
• Mengembangkan kurikulum matrikulasi.
• Melaksanakan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanan PPG.

Koordinator Laboratorium

• Mengkoordinasikan kegiatan laboratorium di Jurusan Kimia.
• Mengorganisasikan keperluan alat dan bahan kimia dari setiap laboratorium.
• Bertanggungjawab terhadap pengadaan alat dan bahan kimia untuk praktikum dan penelitian mahasiswa.
• Mengkoordinir pemeliharaan sarana dan prasarana laboratorium.

Ketua Laboratorium

• Mengkoordinir kegiatan di laboratorium masing-masing.
• Mengorganisasikan keperluan alat dan bahan kimia di laboratorium masing-masing setiap awal semester.
• Menyusun rencana kegiatan laboratorium yang layak dijadikan sumber pendapatan jurusan.
• Membuat jadwal praktikum atau kegiatan laboratorium di setiap awal semester.
• Bertanggungjawab dalam pemeliharaan sarana dan prasarana laboratorium.
• Mengarahkan kegiatan bagi laboran/teknisi pada laboratorium masing-masing.

Penanggungjawab Praktikum

• Mengorganisasi kebutuhan praktikum yang bersangkutan.
• Menyusun rencana kegiatan praktikum.
• Melaporkan kebutuhan alat/bahan kepada ketua lab.
• Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan prkatikum yang bersangkutan.

Laboran/Teknisi Laboratorium

• Mempersiapkan keperluan praktikum.
• Menginventarisasi alat dan bahan praktikum.
• Bertanggungjawab terhadap penggunaan alat dan bahan Kimia di laboratorium kimia masing-masing.
• Menjaga kebersihan dan kerapihan laboratorium masing-masing.

Tata Usaha (TU)

1. Mendokumentasikan data mahasiswa :

• Data akademik mahasiswa seperti dosen pembimbing, jalur masuk UPI, nilai matakuliah tiap semester, matakuliah yang sedang dikontrak, dan kemampuan akademik lainnya.
• Data pribadi mahasiswa seperti data keluarga, kemampuan finansial orang tua, beasiswa yang diterima, dan alamat yang dapat dihubungi.
• Membuat dan mendokumentasikan surat menyurat yang berhubungan dengan kegiatan akademik mahasiswa dan surat-surat untuk keperluan yang terkait dengan kelancaran perkuliahan.

2. Mendokumentasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan :

• Pelaksanaan kegiatan tri dharma perguruan tinggi dosen.
• Data yang berkaitan dengan administrasi dosen (CV, Ijazah, SK, karya dosen).
• Data administrasi serta sarana dan prasarana yang berkaitan dengan perkuliahan (Infocus, komputer, laptop, kamera, dan telepon).
• Surat keluar dan masuk yang berkaitan dengan administrasi jurusan dan program studi.
• Mengelola kebutuhan Rumah Tangga Jurusan.

3. Bertanggung jawab dalam :

• Menjaga kebersihan dan keindahan ruang jurusan, ruang tata usaha, dan ruang rapat dosen.
• Membantu kelancaran tata usaha di Jurusan secara umum seperti penggandaan surat, kertas ujian, dan soal-soal ujian.

Daftar Pustaka

http://kimia.upi.edu/v2/?page_id=39